Wie können Organisationen Prozesskomplexität über verschiedene operative Ebenen hinweg präzise messen und steuern?

Host: Herzlich willkommen zu einer neuen Ausgabe von A.I.S. Insights — powered by Living Knowledge. Mein Name ist Anna Ivy Summers, und ich freue mich sehr, dass Sie heute wieder dabei sind. In der modernen Geschäftswelt hören wir fast täglich, wie Prozesse optimiert, digitalisiert und vor allem vereinfacht werden müssen. Doch was bedeutet Prozesskomplexität eigentlich genau? Genau dieser Frage widmet sich eine faszinierende neue Studie mit dem Titel „Die vielen Gesichter der Prozesskomplexität“. Bei mir im Studio ist wie immer unser Chefanalyst Alex Ian Sutherland. Hallo Alex!

Expert: Hallo Anna! Schön, wieder hier zu sein.

Host: Alex, steigen wir direkt ein. Die Studie fasst 58 Forschungsarbeiten aus der Wirtschaftsinformatik, der Organisationsforschung und der Informatik zusammen. Warum ist das Thema Prozesskomplexität gerade jetzt so brisant?

Expert: Nun, Anna, in den meisten Unternehmen herrscht bei diesem Begriff ein gefährliches babylonisches Sprachgewirr. Wenn Manager sagen, ein Prozess sei komplex, meinen sie oft völlig unterschiedliche Dinge. Für die IT bedeutet es vielleicht, dass viele Systeme vernetzt sind. Für die Fachabteilung bedeutet es, dass der Ablauf unvorhersehbar ist und ständig Ausnahmen erfordert. Die Studie zeigt ganz deutlich: Wenn wir denselben Geschäftsprozess mit unterschiedlichen Methoden messen, kann er bei der einen Methode als extrem einfach und bei der anderen als hochgradig komplex eingestuft werden. Und genau das führt bei Transformationsprojekten oder ERP-Einführungen regelmäßig zu teuren Fehlentscheidungen.

Host: Das klingt nach einem echten Blindflug fürs Management. Wie ist das Forschungsteam denn vorgegangen, um endlich Ordnung in dieses Chaos zu bringen?

Expert: Das Team hat einen systematischen Scoping-Review durchgeführt und die Literatur disziplinübergreifend analysiert. Das Besondere an der Methodik ist, dass die Autoren nicht einfach nur Definitionen gesammelt haben. Sie haben ein integratives Modell und eine einheitliche mathematische Formelsprache entwickelt. Sie zerlegen jeden Prozess in fundamentale Grundbausteine: einzelne Handlungen, Sequenzen und den Gesamtprozess. Dadurch ist es erstmals möglich, ganz unterschiedliche Messansätze mathematisch direkt miteinander zu vergleichen.

Host: Das ist ein enormer theoretischer Schritt nach vorn. Welche zentralen Erkenntnisse liefert uns die Studie denn ganz konkret?

Expert: Da gibt es vor allem drei Meilensteine. Erstens identifiziert die Studie 21 verschiedene Messgrößen und ordnet sie sechs hierarchischen Ebenen zu. Das reicht von der kleinsten Handlung über Handlungspaare und Sequenzen bis hin zum gesamten End-to-End-Prozess. Zweitens klärt die Studie den fundamentalen Unterschied zwischen Kompliziertheit und echter Komplexität.

Host: Ein wichtiger Punkt! Kannst du diesen Unterschied kurz für unsere Hörer auf den Punkt bringen?

Expert: Sehr gerne. Ein Prozess ist kompliziert, wenn er zwar viele Schritte und Regeln hat, diese aber klar strukturiert, wiederholbar und zerlegbar sind – wie eine detaillierte Montageanleitung. Echte Komplexität entsteht dagegen durch dynamische, nichtlineare und adaptive Interaktionen. Hier reagieren Menschen aufeinander, passen sich an und das Ergebnis ist nicht starr vorhersehbar.

Host: Und drittens? Du hast vorhin von drei Meilensteinen gesprochen.

Expert: Der dritte Punkt ist für mich der spannendste: Die Studie deckt kritische ebenenübergreifende Zielkonflikte auf. Wenn das Management versucht, einen Prozess auf einer Ebene künstlich zu vereinfachen – zum Beispiel indem man strikte, einheitliche Standard-Klickpfade für alle vorgibt –, sinkt die Komplexität auf der Sequenzebene. Aber die Mitarbeitenden müssen dann im Hintergrund oft extrem komplexe Ausweichhandlungen und manuelle Schattenprozesse entwickeln, um ihre eigentliche Arbeit noch erledigen zu können. Man verschiebt die Komplexität also nur, statt sie zu lösen.

Host: Das erklärt rückblickend so manche gescheiterte Prozessoptimierung. Welche praktischen Lehren sollten Führungskräfte und Prozessverantwortliche nun daraus für ihr Tagesgeschäft ziehen?

Expert: Der wichtigste Ratschlag lautet: Wählen Sie die Metrik passend zu Ihrem strategischen Ziel. Geht es um reine operative Effizienz in stabilen Umgebungen, dann hilft die Reduktion von Kompliziertheit durch klare Standards. Wenn Sie sich aber in einem hochdynamischen, innovativen Marktumfeld bewegen, brauchen Sie eine gewisse emergente Komplexität. Mitarbeiter müssen flexibel reagieren dürfen. Wer Komplexität blindlings eliminieren will, zerstört oft die Anpassungsfähigkeit der Organisation. Führungskräfte sollten die Studie als Diagnosewerkzeug nutzen, um gezielt zu messen, auf welcher Ebene ihre Prozesse wirklich klemmen.

Host: Also Komplexität nicht blind bekämpfen, sondern verstehen, auf welcher Ebene sie existiert, und sie bewusst managen. Ein ungemein wertvoller Blickwinkel. Vielen Dank, Alex, für diese klaren Einblicke in eine wirklich tiefgründige Studie!

Expert: Immer wieder gerne, Anna.

Host: Und Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörer, danke ich fürs Einschalten bei A.I.S. Insights — powered by Living Knowledge. Bleiben Sie neugierig, hinterfragen Sie scheinbar einfache Kennzahlen und bis zum nächsten Mal!