Gefährden Änderungen an Umfang, Zeitplan oder Budget wirklich den Erfolg eines IT-Projekts?

Host: Willkommen zu einer neuen Ausgabe von A.I.S. Insights — powered by Living Knowledge. Mein Name ist Anna Ivy Summers, und heute sprechen wir über ein Thema, das wohl jede Führungskraft und jedes Unternehmen betrifft: Gelingen oder scheitern IT- und Informationssystem-Projekte wirklich so oft, wie immer behauptet wird? Dazu werfen wir einen genauen Blick auf eine wegweisende Studie mit dem Titel „Erfolg im Projektmanagement von Informationssystemen“. Bei mir im Studio ist wie immer unser Chefanalyst Alex Ian Sutherland. Schön, dass du da bist, Alex.

Expert: Hallo Anna. Ich freue mich sehr auf unser heutiges Thema, denn diese Studie räumt endlich mit einigen hartnäckigen Mythen auf, die seit Jahrzehnten in den Vorstandsetagen kursieren.

Host: Genau das wollen wir hören! Bevor wir in die Daten einsteigen: Worum geht es in der Studie im Kern?

Expert: Die Studie untersucht die tatsächliche Leistung des Projektmanagements und den wahrgenommenen Erfolg von Informationssystemprojekten in realen Organisationen. Konkret haben die Autoren analysiert, wie gut Vorgaben zu Umfang, Zeitplan und Kosten tatsächlich eingehalten werden und wie sich Anpassungen dieser Parameter auf den letztendlichen Projekterfolg auswirken.

Host: Wenn man die Wirtschaftspresse liest, hört man ja ständig dieses Schreckensszenario: Angeblich scheitern IT-Projekte reihenweise oder laufen völlig aus dem Ruder. Woher kommt dieser Eindruck eigentlich, Alex?

Expert: Das ist genau das große Problem, das die Studie adressiert. Viele weit verbreitete Branchenberichte stützen sich auf Kennzahlen, die Projekte starr an ihren allerersten Basisplänen messen. Diese Denkweise stammt historisch eher aus der technischen Softwareentwicklung oder dem Bauwesen. Aber moderne Informationssysteme sind soziotechnische Projekte. Sie greifen tief in Organisationen, Prozesse und Unternehmenskulturen ein. In einem dynamischen Geschäftsumfeld verändern sich Anforderungen zwangsläufig. Ein Projekt einfach nur deshalb als Misserfolg abzustempeln, weil der ursprüngliche Plan angepasst wurde, greift viel zu kurz. Der Studie fehlte genau hier der empirische Gegenbeweis.

Host: Wie sind die Forschenden an die Sache herangegangen, um das wissenschaftlich fundiert zu überprüfen?

Expert: Das methodische Vorgehen war bemerkenswert solide. Die Autoren führten eine internationale Befragung unter 107 sehr erfahrenen Projektmanagern durch. Dadurch konnten sie detaillierte Daten aus insgesamt 472 realen Projekten zusammentragen. Diese Daten wurden anschließend mit robusten parametrischen und nichtparametrischen statistischen Verfahren analysiert, um Verzerrungen zu vermeiden. Man hat also nicht bloß Meinungen abgefragt, sondern harte Projektergebnisse im Detail ausgewertet.

Host: Und die Ergebnisse stellen dieses typische Bild des ewigen Scheiterns ziemlich auf den Kopf, richtig?

Expert: Absolut, und zwar gewaltig. Der erste große Befund ist: Das Projektmanagement von Informationssystemen ist weitaus erfolgreicher als oft behauptet. Über 52 Prozent der untersuchten Projekte wurden mit absoluten Spitzenwerten bewertet, also einer 9 oder 10 auf einer Zehnerskala. Nur magere 7,4 Prozent lagen unterhalb des Mittelwerts. Von einer anhaltenden Krise des Projektmanagements kann empirisch also überhaupt keine Rede sein.

Host: Das ist eine enorme Diskrepanz zur gängigen Wahrnehmung! Aber heißt das jetzt, dass diese erfolgreichen Projekte alle pünktlich und voll im Budget geblieben sind?

Expert: Nein, und genau da liegt die wichtigste Erkenntnis. Nur 26,1 Prozent der Projekte hielten ihren ursprünglichen Umfang, Zeitplan und ihr Budget gleichzeitig und ohne jegliche Anpassungen ein. Mit anderen Worten: Bei fast drei Vierteln aller Projekte gab es Plananpassungen. Planflexibilität ist also nicht die Ausnahme oder ein Notfall, sondern die gelebte Praxis.

Host: Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Planänderung nicht gleichbedeutend mit einem schlechten Projekt ist.

Expert: Exakt. Die Studie belegt, dass Anpassungen an Umfang, Zeit oder Budget keineswegs automatisch auf ein problematisches oder gescheitertes Projekt hinweisen. Natürlich erzielen vollkommen unverändert durchgeführte Projekte statistisch die allerhöchsten Erfolgsbewertungen. Aber begründete Änderungen verringern den wahrgenommenen Gesamterfolg kaum merklich. Und noch ein faszinierendes Detail: Terminabweichungen zeigten im Vergleich zu Abweichungen bei Umfang und Budget statistisch überhaupt keinen signifikanten negativen Einfluss auf den wahrgenommenen Projekterfolg.

Host: Das müssen wir für unsere Hörer kurz sacken lassen: Wenn ein Projekt etwas länger dauert, schadet das dem wahrgenommenen Erfolg kaum?

Expert: Richtig. Weil das Management und die Stakeholder erkennen, dass die Qualität und der gelieferte Geschäftswert entscheidend sind. Wenn sich der Markt ändert und man den Projektumfang anpasst, um ein besseres System zu bauen, stört eine spätere Fertigstellung meist weit weniger als ein System, das zwar pünktlich fertig ist, aber am aktuellen Bedarf der Organisation vorbeigeht.

Host: Lass uns über die Praxis sprechen. Was bedeutet diese Studie ganz konkret für Führungskräfte, PMOs und Projektteams?

Expert: Der wichtigste geschäftliche Hebel ist ein mentaler Wandel bei der Projektsteuerung. Wir müssen aufhören, das sogenannte magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Umfang als starres Korsett zu betrachten. Führungskräfte sollten Planänderungen nicht von vornherein als Versagen abstempeln. Ein professionelles Projektmanagement zeichnet sich nicht dadurch aus, einen veralteten Plan blind durchzudrücken, sondern Veränderungen strukturiert, transparent und begründet zu managen. Unternehmen sollten auf dynamische Baselines setzen und den Fokus auf den eigentlichen Business Value legen, statt sich sklavisch an den ersten Schätzwert vom Reißbrett zu klammern.

Host: Das nimmt auch enorm viel toxischen Druck aus den Projekten und schafft Raum für echte Wertschöpfung. Wenn Flexibilität die Norm ist, sollte die Unternehmenskultur das widerspiegeln und nicht bestrafen.

Expert: Ganz genau so ist es.

Host: Alex, vielen Dank für diese erhellenden Einblicke und die klare Einordnung dieser wichtigen Studie.

Expert: Sehr gerne, Anna.

Host: Und Ihnen vielen Dank fürs Zuhören bei A.I.S. Insights — powered by Living Knowledge. Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, abonnieren Sie unseren Podcast und teilen Sie ihn mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Bis zum nächsten Mal!